freee専門税理士の土橋です。
ついに自動登録ルールです。
なぜ「ついに」なのかは後で書きます。
自動登録ルールは自動で経理と組み合わせることにより条件に一致した大量の明細を一気に処理することができる便利な機能です。
反面、設定を誤ると全て間違って処理される危険なものでもあります。
なので、どんな局面も自分で調べながらある程度対応できる中級者向けの機能だと思います。
使い始めたばかりの人は焦らずまずはどんな取引登録の方法があるのか、そして登録後のチェックから学んでいきましょう。
このブログの「登録」タグ、「チェック」タグにこの辺の基本を書いた記事がありますのでご興味があればお読みいただければと思います。
自動登録ルールとは？
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自動登録ルールは、
・freeeに登録した口座の明細が
・あらかじめ設定した条件に一致した場合
・一定のアクション(なにを・どうする)をさせる
ルールのことです。
アクションの内、どうするの部分は、大きくは「登録する」or「推測する」の2種類です。
「登録する」は文字通り登録します。
「登録する」自動登録ルールを設定している場合、条件に一致した明細は登録されてしまうため、未処理の明細には出て来ません。
これに対して、「推測する」は条件に一致した明細に対して「多分こうじゃないですか？」と提案してくれるだけです。
このため、「推測する」の場合は、提案内容をひとつひとつ確認しながら登録する必要があります。
「なにを」は取引、口座振替、無視する取引、プライベート取引、取引テンプレート等、改めて見ると結構色々な種類があります。
この内「取引テンプレート」は推測のみの機能です。
この「取引テンプレート」も結構便利です。また別の機会に書こうと思うので今日はヘルプだけ紹介しておきます。
自動登録ルールの使いどころと注意点
使いどころ
例えば銀行口座の振込手数料って結構な数あるので毎回登録するのめんどくさいですよね。
こんな場合は自動登録ルールの出番です。
明細の「取引内容」が「振込手数料」に一致する「支出」明細を「支払手数料」として「登録する」ルールを設定すれば一網打尽にできます。
同じように、「取引内容」が「ドバシヒロアキ」に一致する「支出」or「収入」明細を「口座振替」として「登録する」ルールを設定し、以前の記事で紹介したダミー口座と組み合わせれば、口座振替を全て登録済みにすることもできます。
注意点
「登録」のルールはAなら必ずBとなるような、条件を満たした場合の正解がひとつだけのものに設定しましょう。
先程の振込手数料のケース、会社であれば選択肢は「支払手数料」しかないのですが、個人事業主の場合は事業の振込であれば「支払手数料」、生活費口座への資金移動の場合は経費ではないので「事業主貸」と複数の正解があります。
このように複数の正解がある場合に「支払手数料」として「登録」するルールを設定してしまうと本来「事業主貸」とすべきものまで「支払手数料」になってしまい、経費を間違ってしまうことになります。
そして、経費の間違いは税金の間違いにつながります。
間違っても直せばいいのは確かなのですが、これを直すとすればひとつひとつ目で見て直すしかなく、振込の数が多ければ手数料の数も多いため相当辛いです…
なので、このように複数の選択肢がある場合は「登録」ではなく「推測」としてその都度確認しながら登録するようにしましょう！
まとめ
今日は自動登録ルールについてでした。
この自動登録ルール、暴発すると大変なことになるので、その方が間違いに気づけて、どんな間違いでも自分で解決策を探せる方でない限り教えません。
なので、普段あまり説明しない分野ではあるのですが、一番語りたい分野でもあります。
そういった意味で書けて少し感動しているというのが冒頭の「ついに」の意味です。
ただ、まだまだこれだけではあまりイメージが湧かないですよね。
今後の記事で具体的な設定方法やルールの作り方についても書ければと思っています。
興味がある人はヘルプを見ながら試してみてください。
ただ、大けがをしないためにまずは「推測」ルール⇒明細数の少ない「登録」ルール⇒明細数の多い「登録」ルールと徐々にレベルアップしていくことをお勧めします。
当事務所の個別コンサルティングでは自動登録ルールの設定についてのご相談も承っておりますのでご興味があればお申込みください。
