今日はモバイルSuicaの登録方法の第3回になります。
第1回では登録方法の全体像を理解。
freeeの使い方 同期しているモバイルSuicaの登録方法 全体像の理解
第2回ではチャージの登録を説明しました。
freeeの使い方 同期しているモバイルSuicaの登録方法 チャージの登録
第3回目の今日は交通費とか買い物でモバイルSuicaを使った場合の登録について説明します。
freeeに同期したモバイルSuica 登録パターンの全体像と今回お話しする部分
青く囲んだ部分が今回説明する部分になります。
登録方法は自動で経理です。登録パターンは取引登録になります。
登録方法
前提条件
第1回で、モバイルSuicaの効率的な登録のためには行動を変える必要がある、とお話ししました。
freeeの使い方 同期しているモバイルSuicaの登録方法 全体像の理解
以下の点が重要になります。
・モバイルSuicaはプライベートと兼用せず事業専用のものを用意する
・モバイルSuicaでは事業経費の買い物をしない
これを徹底すると、モバイルSuicaの利用で登録するのは旅費交通費という経費かプライベートでの利用のみという状態を作り出すことができます。
交通費の登録
非常に簡単です。勘定科目「旅費交通費」で取引登録するだけです。
目的の出金明細(赤)を見つけたら「詳細」をクリック。
①勘定科目を旅費交通費にして②登録するだけです。
ちなみに、明細は「電車」とかわかりやすいキーワードを含んでいるので自動登録ルールとの相性も良いです。
私だったらこんな自動登録ルールを設定します。
まず、取引を登録する時に「登録」ボタンの左横①「自動登録ルールとして設定」にチェックを入れてから②「登録」。
①～④を設定すると、モバイルSuica口座の支出明細で、「電車」というキーワードを含むものは旅費交通費として取引を登録する、自動登録ルールになります。
必要な情報を入力したら「登録する」。
これで電車に関してはいちいち旅費交通費登録しなくてもよくなります。
プライベート利用・買い物の登録
前提条件通りに運用していれば経費として登録するものはありません。
個人事業主
勘定科目を事業主貸にして取引登録します。
フリーランスのためのfreee超初心者塾 事業主貸・事業主借を使うパターン
特に買い物は一律「物販」と表示されるので私だったら自動登録ルールを設定してしまいます。
先程の例で②を「物販」にして④を「事業主貸」にすれば完成。
この場合、①を「完全一致」にしても良いでしょう。
法人
取引登録するのは変わらないのですが、ケースによって勘定科目が変わります。
以前オーナーからの入金は、会社の場合、役員借入金で登録するとお話ししました。
プライベート利用・買い物はオーナーから会社に貸したお金の返済と考えます。
出金するお金が役員借入金の金額以下であれば勘定科目は役員借入金を使います。
役員借入金を超える場合は、役員借入金の金額までは役員借入金で、役員借入金を超える部分は役員貸付金で登録します。
ここで注意なのは、会社からオーナーにお金を貸している状態である役員貸付金に対しては、会社はオーナーから利息をとる必要があるという点です。
とりあえず以下のように覚えておいてください。
・オーナーが会社にお金を貸す時には利息を取る必要はない
・オーナーが会社からお金を借りる時には利息を支払う必要がある
利息の計算とか面倒ですよね。
それに、銀行の融資を受ける場合に役員貸付金がマイナス評価になるデメリットもあります。
なので、会社からお金を引き出す金額はよほどの事情が無い限り役員借入金以内にしましょう！
さて、そうなると問題になるのが、今どれだけ役員借入金があるのか？という点です。
こちらは試算表で確認します。
①レポート⇒②試算表
①貸借対照表をクリック、②10月末を見たい場合は1～10までを選択して、③絞り込む。
試算表を下にスクロール。
流動負債という大区分の役員借入金という項目の青く囲んだ金額が、(その都度経理していれば)今ある役員借入金の金額になります。
う～ん、いちいち試算表を立ち上げるの面倒くさい…。
解決策として提案できるのが代表立替というダミー口座を作って、そこにオーナーからの入金と立替経費を集約する方法です。
こうすれば、PC版のホーム画面の左側、口座の一覧の中に出てくる「代表立替」の残高を見るだけでいくら引き出せるのかわかります。
もしご興味がある方はこちらの記事を見てチャレンジしてみてください。
ひとり社長のためのfreeeの小技 続 立替経費は「代表立替」口座を使え！
ちなみに、「代表立替」口座を使う場合は、出金は取引の登録ではなく、モバイルSuica⇒代表立替の口座振替として登録する点ご注意ください。
まとめ
今日は交通費とか買い物でモバイルSuicaを使った場合の登録方法を説明しました。
まず何より大切なのは登録の効率化はモバイルSuicaの使い方次第という点。
・事業専用のモバイルSuicaを用意する
・モバイルSuicaで事業経費の買い物をしない
ここがポイントです。
徹底すれば、交通費を旅費交通費で、その他を事業主貸で取引登録するだけです。
テクニックとしては自動登録ルールの設定。
個人の方は前回のチャージとあわせて自動登録ルールを設定すれば同期＝登録完了という状態も夢ではありません。
法人の場合も交通費とチャージは十分自動化可能です。
法人の場合、「代表立替」口座を使うと、オーナーが会社からいくらお金が引き出せるのかの管理に役立ちます。
基本からテクニックまでちょっと欲張りすぎましたが、これが使いこなせればモバイルSuicaの登録に関しては合格点(というか中・上級クラスです）。
おそらく、freeeの操作で何か壁にぶつかっても自分で考えて解決策を見つけられるでしょう。
ひとりで不安な方は私と一緒に個別コンサルティングで実践しましょう！
習得までしっかりサポートします。
お申し込みはこちらから。
これでモバイルSuicaの登録については終了です！
