今日からモバイルSuicaの登録方法を説明していきます。
モバイルSuicaも預金・クレジットカードに次いで連携している方が多い印象です。
初心者のためのfreeeの使い方講座 同期している預金口座の登録方法 登録パターンの全体像
freeeの使い方 同期しているクレジットカードの登録方法 全体像
今日は第1回目として登録パターンの全体像を見ていきましょう。
freeeに同期したモバイルSuicaの登録パターン 全体像
マインドマップ(XMind 8無料版)で作成。マインドマップについてはこちらのwiki参照。
色付き項目の意味は、図を上から見て最初に出てくる項目にメモしておきました。
・青 テクニック(必須じゃないけど使えると便利)
・オレンジ 登録パターン
・赤 注意点
・緑 勘定科目
こんな感じです。
大きくはチャージとモバイルSuicaの利用を登録していきます。
この内、チャージはモバイルSuica側だけではなくクレジットカード側でも登録が必要です。
ただ、この場合、チャージがクレジットカードとモバイルSuica両方の明細に出てくるのでシンプルに登録すると重複してしまいます。
なので、過去記事でも書きましたがダミー口座を使うといった工夫が必要になります。
freeeの使い方 同期しているクレジットカードの登録方法 経費以外の登録
効率的な登録のための準備
事業専用のモバイルSuicaを用意してプライベートのSuicaと使い分けましょう。
そうすればモバイルSuicaの利用は経費だけなので登録の手間が減ります。
この場合は、例えばiPhoneとApple Watchのように端末そのものを変えると間違いが少ないでしょう。
freeeの効率的な運用について質問されることも多いのですが、明細が取り込まれた後の登録段階での効率化には限界があります。
なので、登録しやすい明細になるようにモバイルSuicaそのものの使い方を工夫する必要があります。
事業専用のモバイルSuicaを用意するのはこの第一歩です。
次に、モバイルSuicaでは事業経費の買い物をしないようにしましょう。
買い物は利用明細では全て物販と表示されるため、内容をいちいち調べる必要があり面倒です。
以上、赤字表記の2点を徹底するとfreeeに取り込まれる明細にはチャージと事業の交通費しか出てこなくなるので、モバイルSuicaの利用は全て勘定科目「旅費交通費」として登録すればよい状態を作り出すことができます。
ここまで持っていけると自動登録ルールを使って同期＝登録済みという状態も実現可能です。
登録方法と登録パターン
登録方法と登録パターン
登録方法は自動で経理一択です。
自動で経理についてはこちらの記事をご参照ください。
お悩み相談室 freeeを始めて使う方が知っておいた方が良い用語 明細・自動で経理
そして、登録パターンは取引登録と口座振替と非常にシンプル。
ただ、実際の登録の話をする前に知っておいていただきたいとても大切な点があります。
モバイルSuicaを同期する上での注意点
モバイルSuicaの場合、毎回手動で同期する必要があるという点です。
預金・クレジットカードは一度同期してしまえば再認証を続けている限り、freeeが適切と考える同期タイミングで明細情報を吸い上げてくれます。
これに対して、モバイルSuicaの場合は以下のヘルプの「利用明細を取り込む」に従って毎回手動で同期しないと明細を吸い上げてくれません。
なぜ、この点がとても大切かというと、モバイルSuicaで利用履歴が確認できるのは現時点で26週以内かつ最大100件までとされているためです。
これを超えた明細は同期してもfreeeに明細を取り込めない、手入力で足りない明細をうめようとしても明細の確認ができないとかなり厳しい状態に陥ってしまいます(JRさんにお願いすればなんとかできるかもしれませんが…)。
なので、モバイルSuicaをfreeeと同期する場合は制限に引っかかる前に必ず手動同期するようにしましょう。
この場合、週一とかあらかじめ制限にひっかからない頻度を決めて機械的に同期するのがお勧めです。
まとめ
freeeに同期したモバイルSuicaの登録方法の第一回目の今日は全体像を説明しました。
・自動で経理で登録する。対象はチャージとモバイルSuicaの利用。
・登録パターンは取引登録と口座振替の2種類
・チャージはモバイルSuicaだけではなく、クレジットカード側でも登録する必要がある。この場合は重複を避けるためにダミー口座を使うといった工夫が必要になる。
・登録の効率化のために事業専用のモバイルSuicaを用意する、事業経費の買い物をしないというSuicaそのものの使い方の工夫が重要。
・モバイルSuicaの明細は預金やクレジットカードと違い自動で吸い上げられるわけではない。手動で同期が必要。
・手動同期には26週以内かつ最大100件までの制約がある。よって、週一とかあらかじめ制限にひっかからない頻度を決めて機械的に同期する。
この辺がポイントになります。
これを前提に次回から具体的な登録方法の説明に入って行きます。
