freee専門税理士の土橋です。
以前の記事でfreee会計をうまく使えない原因のひとつは初期設定の失敗であると書きました。
こちらの記事ですね。
初期設定で重要なのは以下の2点でしたね。
①経理に必要な情報を選択し、正確性・効率性の観点からどのように取り込むのかを考える。
②登録する口座間のデータの重複を事前に想定し対処方法を考えておく。
今日はこの内②について詳しく説明したいと思います。
データの重複とは？
以下の例で考えてみましょう！
・クレジットカードを使ってAmazonでボールペン100円を購入
・クレジットカード・Amazonは両方ともfreeeに連携している
クレカ・Amazonの両方の明細に同じデータが出てくるため自動で経理から普通に取引を登録すると同じ取引が2個登録されます。
これをデータの重複と呼んでいます。
データが重複してしまうパターン API連携
先程のクレカとAmazonのようにfreeeに同じデータが出てくるパターンです(赤はfreeeの口座名)。単純に取引登録すると取引が重複してしまいます！
Amazonでボールペン100円を購入すると、クレカにも100円の利用履歴が出ます。
更に、クレカの引落日に銀行口座に100円の引落が記録されます。
freeeで客先に11,000円の請求書を発行すると、同額の売上取引が登録されます。
請求書の入金日に11,000の入金が通帳に記録されます。
対処方法
経費の場合、お金が減る行動＝「取引の登録」、お金の支払い＝「口座振替」というパターンを覚えてしまいましょう！
「買い物をする」は典型的なお金が減る行動です。
図の下段のように、お金の支払いが2回出てくるパターンもあります。この場合はお金を支払う順番に並べて「口座振替」、これもパターンです。
図にもありますが取引の登録は最初の1回だけです！
売上の場合も同様です。
請求書発行というお金が増える行動は「取引の登録」、入金は「口座振替」とします。
この辺は慣れるまでは難しいと思います。
まずはそういうもんだと覚えてしまいましょう！
まとめ
クレジットカードを使ってAmazonでボールペン100円を購入した場合のように、freeeに連携している口座に同じ明細が出てくることがあります。
これをそれぞれの口座から単純に取引登録してしまうと同じ取引が2回登録されてしまう可能性があります。
このケースの場合、①Amazonの方で買い物をした結果、②クレジットカードに利用履歴が残るのように、①と②の行動は原因(①)と結果(②)の関係にあります。
この場合、①は取引、②は口座振替で登録します。
先の①・②に続き、③銀行口座からカードの引落の場合、まずは原因・結果の順で①⇒②⇒③と並べ、①のみ取引、②・③は口座振替で登録します。取引登録は1回のみです！
このへんは全てパターンですので覚えてしまいましょう！
