freee専門税理士の土橋です。
以前の記事でfreee会計をうまく使えない原因のひとつは初期設定の失敗であると書きました。
こちらの記事ですね。
初期設定で重要なのは以下の2点でしたね。
①経理に必要な情報を選択し、正確性・効率性の観点からどのように取り込むのかを考える。
②登録する口座間のデータの重複を事前に想定し対処方法を考えておく。
今日はこの内①について詳しく説明したいと思います。
経理に必要な情報とは？
経理の目的には色々ありますが、個人事業主やひとり社長の皆さんのとりあえずの目標は正しい確定申告書を作ることだと思います。
正しい確定申告を作るとは、正しく税金を計算すること。
税金は利益×税率で計算され、利益は売上から経費を引いて計算されます。
よって、集める必要があるのは売上と経費の情報ということになります。
売上と経費の情報とは？
その情報を見せれば売上・経費の日付・金額・相手先を証明できるものと考えてみてください！
業種により違いはありますが、以下のような情報が典型的なものです。
基本的に一つの情報ではなく複数の情報を組み合わせて証明していきます。
情報のより細かい分類
売上であれば物やサービスの「販売」と代金の「入金」の二つの情報がワンセットになります。
経費であれば物やサービスの「購入」と代金の「支払」の二つの情報がワンセットになります。
先の情報を「販売」・「入金」、「購入」・「支払」で分類すると概ね以下の通りです。
データの取り込み方と正確性・効率性
先のデータはざっくりとは以下のような方法で取り込みます。
元データを加工することなく少ない手数で取り込めるほど正確性・効率性は高くなります。
特に手入力はfreeeが一番苦手な入力方法ですので極力減らすようにしましょう！
ただ、絶対にダメかというとそういうわけではありません。
1・2件しかなければ手入力してしまうのも戦略です！
どのように取り込むのかを考える
実際に口座を連携して取引を登録する前に、「販売」・「入金」、「購入」・「支払」の情報の元データと取り込む方法を整理してみると良いでしょう。
私の事務所の例を挙げるとこんな感じです。
取り込む方法「API連携⇒自動で経理」の元データをfreee会計と連携しています。
まとめ
freeeを契約すると思いつく限り連携したくなりますよね！
でも、そこをぐっとこらえて「販売」・「入金」、「購入」・「支払」の情報の元データと取り込む方法を整理してから使い始めましょう！
使い始めてから初期設定を直すのはかなり大変です…
今回はここまで。
改めて「登録する口座間のデータの重複を事前に想定し対処方法を考えておく」についても触れていきます！
