freee専門税理士の土橋です！
皆さんは取引の「備考」欄には何を書いていますか？
freeeを拝見すると備考が空欄の方が結構いらっしゃいます。
特にスマホから取引登録している方に多いですね。
確かに証拠の写真も添付されているし、日付、勘定科目、金額も入っている、これでOKな気がしますよね？
では、このように登録された取引をパソコンで見てみましょう。
う～ん、消耗品費なのはわかりますが、何を買ったのかさっぱりですよね？
中身を確認するためにはクリックして写真を見る必要があります。
①クリック、②写真を拡大するために「ファイルの詳細」をクリック、③更に写真が小さければもうひとクリック必要になります。
これだけで3回クリックですよ！正直めんどくさいですよね…
私は支出取引には、日付、勘定科目、金額、支払先、内容を持たせるようにしています。
この内、支払先は自動で経理の「取引内容」に書かれているのであればそれを利用。項目によっては内容に利用できる場合もあります。
「取引先」・「品目」タグをつけている場合、支払先・内容の情報として使えるのであればそれを利用。
ひとり社長のための超初心者塾 タグの使い方 「取引先」・「品目」の基礎知識
ひとり社長のための超初心者塾 タグの使い方 「取引先」・「品目」タグの使い方
そして、「取引内容」、タグでも情報が足りない場合に「備考」で補完するようにしています。
さっきの取引に情報を追加してみました。
どうでしょう？
分かりやすくないですか？
「ヨドバシカメラ～」の部分が備考の情報なのですが、私はその時の状況を思い出せるように書くようにしています。
日付、金額、備考の情報をみて、「あ～、確かに買ったな！」と思えばそれでチェック終了です。
「あれ、こんな金額だったっけ？」「こんな物買ったっけ？」であれば調査します。
ちなみに、「マウス・キーボード」の部分は数が多ければ「マウス他」でもいいと思います。
自分が思い出せるトリガーとなるような情報を書きましょう。
私は普段から取引は登録しただけではダメ、必ずチェック、チェック、チェック…と息切れするぐらい言っているのですが、足りない情報を備考に持たせるだけでチェックの効率が上がります。
詳しくは説明しませんが、この情報の追加は税務調査の時にも役に立ちます。
書いてなかったからといってすぐに×と言われるわけではありませんが、書いてあった方が圧倒的に印象が良いです。
ちなみに、消費税の納税義務がある方はこの情報を取引に持たせていないと厳密には×になってしまうのでご注意ください💦
一行の取引を見ただけでいつ、どこで、何を買って、いくら支払ったのかイメージできるように情報を持たせておきましょう！
全て備考に書くのは非効率なので、自動で経理の「取引内容」、タグを上手に活用してみてくださいね！
