freee専門税理士の土橋です。
昨日は取引にはどのような情報を持たせるべきか？
その際の備考の使い方について私の考えを書きました。
今日は税務調査で突っ込まれやすい打ち合わせ、接待、贈答品について書いていきます。
説明する必要がある情報
それぞれについて聞かれたら以下の情報を説明する必要があります。
打ち合わせ
①いつ、②いくら使ったのか、③どこの会社の誰と、④どこで、⑤なんの打ち合わせのために。
接待
①いつ、②いくら使ったのか、③どこの会社の誰と、④どこで。
贈答品
①いつ、②いくら使ったのか、③どこの会社の誰に、④どこで、⑤何を買うために。
上の情報の内、①・②・④、贈答品の場合は⑤も、領収証などの証拠書類で証明できる必要があります。
なので、領収証の但し書きに「品代」と書いてもらうのはやめましょう！
何を買ったのか全く思い出せませんよね💦
ここはなるべく具体的に書いてもらいましょう！説明のための情報の残し方
取引に集約する
別途領収証は保管しておくとして、必要な情報を全て取引に集約するのが一つ目の方法です。
取引を見ただけでその場の状況が思い出せるように残すのが理想です。
この場合、先ほどの①・②の情報は取引の発生日と金額で表現できます。
③以降の情報は備考に書きます。
更に、取引に領収証の写真を添付しておけば100点でしょう。
こちらは紙で保管しておき要求されたら提出でもOKです。取引＋領収証で分担
先程の取引に集約する方法に対して、取引には必要最小限の情報を持たせ、残りの情報は領収証に持たせるのもありだと思います。
この場合、取引には③の「どこの会社の誰に」以外の情報だけを持たせ、③の情報は領収証の裏にメモしておきましょう。
ちなみに、先ほどお話ししたように但し書きを工夫すれば贈答品の⑤の情報を持たせることもできます。
更に、メモした領収証を取引に添付しておけば質問されてもすぐに答えられます。
まとめ
取引の情報が不足していたからといって即×ではありません。
ただ、取引を見ただけでその場の状況が思い出せれば効率的にチェックすることができます。
税務調査の時にも自信をもって説明できるでしょう。是非取引を見ただけでその場の状況が思い出せるように工夫してみてください！
freee超初心者塾 打ち合わせ・接待・贈答品の証拠の残し方
