今日も領収証捨てちゃっても大丈夫かシリーズです。
昨日は現金の領収証のお話しをしました。
お悩み相談室 現金で支払った領収証をfreee登録後に捨ててしまっても良いか？
今日はクレジットカード。
freeeを拝見すると多くの方や会社さんが事業用のクレジットカードを利用されています。
こちらfreeeに連携すれば利用履歴を吸い上げられるので非常に便利ですよね？
その時気になるのはカードを使うと紙でもらえる利用控え。
正直邪魔ですよね…
freeeに利用明細を同期してるからこれ捨てちゃっても大丈夫ですよね？
こちらも良くいただく質問になります。
今日は紙のクレジットカードの利用控えを捨ててしまって良いかについて、個人的な考えをお話ししようと思います。
結論
捨てずに保存しておきましょう。
理由
freeeに連携されるクレジットカードの利用履歴にはいつ、どこに対して、いくら支払ったのか、基本的にこの3点の情報しかありません。
何をいくらで買ったのかという内訳の情報が無い(ことが多い)のです。
これで皆さん経理できますか？
特にカードで買っている場合は金額も大きくなっているはず。
同じ店で仕入の他、備品もあわせて購入することもあるでしょう。
この場合、freeeが吸い上げた利用履歴を勘定科目別に分類して登録する必要があります。
10万円以上の固定資産であれば固定資産台帳への登録も必要。
消費税の納税義務がある場合は、原則課税の場合、10%と軽減税率の8%に分けての経理が必要です。
このように、経理をする上では支払った金額の内訳となる情報が必要になります。
これを補ってくれるのが利用控えになります。
なので、まずは利用控えがないと経理そのものに支障が出てしまうと思います。
あとは、税務署からお尋ねがあった時にも困ってしまうでしょう。
こちらのデータを見てください！と利用履歴を見せても支払ったことは証明できますがそれが事業の経費かまでは証明できないからです。
以上がクレジットカードの利用控えを保存しておかなければならない理由になります。
少し補足
保管しておく必要があるのは紙の控えだけではありません。
今は多種多様なネットサービスがあり、それを事業で使っている方も多いと思います。
この場合も利用履歴を見ただけでは何のサービスを購入したのかわからないことが多々あります。
こういうサービスの場合、紙の領収証はくれず、メールで請求内容を送ってきたり、サービスの管理サイトから必要に応じて領収証を閲覧・ダウンロードしてください、ということが多いです。
この場合、PDFファイルやスクリーンショットを後日検索可能な状態で保存する必要があります。
詳しくはお話ししませんが、電子帳簿保存法の電子取引データに該当するためです。
こちら、既に始まっている制度になります(一応)。
クレジットカードに関しては紙の利用控えの他、電子帳簿保存法も絡んでくる点にご注意ください。
